Llegan las vacaciones; qué hacer para que no den trabajo tomarlas

El período de licencias suele ser traumático para las empresas. Gran parte del personal se va y, con ellos, el expertise de la compañía. Muchas de ellas captan fuente laboral transitoria para suplir, durante las vacaciones, a la dotación permanente. ¿Qué pasa por la cabeza de los empleados? La época de Fiestas y las tan esperadas vacaciones no sólo traen consigo comidas en familia, mañanas más largas en la cama y valijas que descienden del último estante del placard. Aunque suene contradictorio, también aparecen la ansiedad, los temores e incluso la culpa. “Es común sentir que la sociedad nos obliga a producir y estar disponibles todo el tiempo. Pero en realidad somos nosotros mismos los que no sabemos marcarnos límites y encarar de manera racional un período tan necesario y reparador como las vacaciones”, dice Constanza Larry, directora de Setting Recursos Humanos (www.settingrrhh.com), consultora especializada en desarrollo de talentos y comunicación para PyME. Para recuperar energía y desarrollar aspectos personales y familiares que usualmente la rutina laboral deja en segundo plano, resulta conveniente tomar ciertos recaudos para el antes, el durante y el después de las vacaciones.

 

Los últimos días en la oficina suelen ser enardecidos, debido a que la carga de trabajo se siente y se hace mayor.  Se siente por el peso simbólico que le damos a una época de cierres y balances. Y se hace, porque es momento de resolver asuntos pendientes propios o cederlos a otros, como así también cargar con temas de compañeros que ya están de vacaciones. Por si fuera poco, la emoción por la cercanía del día que se espera desde hace semanas tampoco ayuda a reducir la fiebre prevacacional. “La clave antes del viaje es la organización”, sentencia Larry, quien apunta cuatro consejos.

1. Planear fecha y duración: la época para vacacionar debería coincidir con el momento del año de menor carga laboral propia. También es importante considerar la duración: en Argentina los feriados largos cambiaron los hábitos y hoy la gente viaja de manera fraccionada varias veces por año, en promedio 4 o 5 días cada vez. No obstante, lo ideal es desconectarse al menos 10 días de corrido una vez por año, para tener el tiempo suficiente de bajar el estrés y descansar antes de retomar la rutina.

2. Derivar las tareas: es necesario reunirse -tal vez más de una vez, y no sobre la hora- con quien atenderá los temas de uno. Darle la información necesaria (archivos, carpetas, contraseñas, etc.), ponerlo al corriente de los asuntos en marcha y acordar un “protocolo” de cómo proceder y a quién acudir ante temas extraordinarios o de urgencia.

3. Programar un mail de respuesta automática: se debe configurar la cuenta para que genere una respuesta automática a cada mail que se recibe, indicando el período de ausencia, a quién contactar según el tema y el teléfono o mail para hacerlo. Es recomendable dejar esta función activada incluso un par de días después de haber regresado: tus compañeros sabrán que estás de vuelta, pero no necesariamente tus clientes y proveedores. Ellos no se impacientarán al no recibir una respuesta inmediata, mientras te pones al día con todos los pendientes y decides qué mensajes contestar con urgencia.

4. Salir de licencia un día antes: el día ideal para viajar es un domingo, de modo tal de completar todos los pendientes laborales el viernes, y resolver las cuestiones personales el sábado (preparar bolsos, compras de último momento, etc.). Un día menos de viaje, pero con menos estrés, redunda en un mejor arranque de vacaciones. 

Ya de vacaciones, la clave pasa por una sana desconexión que permita, mentalmente, estar en un solo lugar: el que elegimos para descansar. “Tiempo atrás, olvidarse del trabajo era fácil. Ahora estamos bombardeados constantemente en nuestros smartphones con mensajes que nos anclan a lo que pasa en la empresa: lo intrascendente, lo importante, lo urgente, lo grave… Es fundamental tener un plan para no depender de la tecnología que nos ata al trabajo”, analiza la especialista en Recursos Humanos, que apunta tips para lidiar con los tres grandes “interruptores móviles” de las vacaciones:

1. E-mails: si se cumplieron con eficiencia los pasos de la previa, lo aconsejable es no chequear los mails laborales durante un viaje. Si fuera imprescindible hacerlo, se debe establecer en qué días y horarios lo haremos, y asumir el compromiso con nuestros compañeros de viaje. Otra opción es indicarles a las personas que quedaron a cargo de nuestras tareas que, en caso de que el asunto lo justifique, reenvíen un mail a nuestra casilla personal. Así evitaremos consultar la cuenta laboral, adonde saltarán sobre nosotros todos los temas, desde los más importantes hasta aquellos que no merecen nuestra atención en vacaciones.

2. Teléfono: es una excelente vía para mantenerse en contacto permitiendo que nuestro interlocutor filtre los asuntos que nos comentará con sentido común. La pauta debe ser clara: si es un tema menor, ¿para qué llamar? Si es un tema grave, pero que no puedo resolver y no justifica interrumpir mis vacaciones, ¿para qué llamar? Si es un tema importante que no me arruinará las vacaciones, pero en el que mi ayuda puede ser de gran valor, entonces vale la pena el llamado. 

3. WhatsApp: a diferencia de una red social (como Facebook o Twitter), esta aplicación es un servicio de mensajería instantánea que se usa para todo tipo de asuntos, incluso laborales. Si lo consultamos durante el viaje, corremos el riesgo de engancharnos con cosas que no deberíamos atender en vacaciones.

“Al igual que con la partida, es recomendable retornar a casa un día antes de reincorporarse al trabajo, para  recuperarse del cansancio inevitable de todo viaje”, apunta Larry, quien agrega que algunas empresas aplican una política de soft landing (aterrizaje suave, en inglés), que consiste en que durante la primera semana posvacacional, por ejemplo, el colaborador ingresa una hora más tarde y se retira una hora antes. Lejos de disminuir la productividad, esto evita que el brusco cambio de rutina borre los efectos positivos de las vacaciones.

Una de los momentos más temidos es el de enfrentar la bandeja de entrada de e-mails: pueden ser cientos acumulados. ¿Por dónde empezar? ¿Qué hacer…? “Algo muy positivo es revisar la bandeja junto con la persona a la cual le habíamos derivado nuestros asuntos. Será más fácil enfocarse porque rápidamente sabremos que tal tema ya fue resuelto, o que tal otro ya está en sus manos. Así, aun sin haber abierto el mensaje, podremos marcarlo como leído o borrarlo; y en lugar de chequear 150 mensajes -ejemplifica Larry- tal vez terminemos leyendo sólo la cuarta parte”.

Planificando una sana desconexión, derivando los asuntos pendientes a compañeros de confianza y organizándonos al regreso para que la vorágine no nos quite la sonrisa, seremos capaces de disfrutar plenamente las bondades del descanso estival. Y evitar así representar aquella famosa viñeta de Mafalda en la que, mientras sus padres corren de un lado para el otro, ella le comenta resignada a Manolito: “Es que son los últimos preparativos de las vacaciones que nos tomamos para descansar de los últimos preparativos de las vacaciones que nos tomamos”. 

 

Mentalidad positiva  

Más allá de la organización para resolver los temas operativos del día a día, tal vez lo más importante para pasar unas buenas vacaciones, sin culpas ni ansiedad, es pensar cada etapa de un viaje -antes, durante y después- sin perder de vista lo necesario, lo posible y lo razonable.

• “Es necesario descansar: debo hacerlo para ser más feliz y más productivo”.

• “Es posible desconectarme: nadie es imprescindible en todo momento”.

•“Es razonable reiniciar el ciclo: ya descansé, ahora toca trabajar nuevamente”.